Документы при оформлении ответственного хранения товаров или груза

В последнее время, в связи с развитием сферы торговли и услуг, приобрели широкую популярность грузоперевозки. Для временного хранения груза, планирующегося к отправке, обычно берется в аренду склад, если нет собственных помещений. Однако это не всегда выгодно, поскольку увеличивается себестоимость товаров и накладные расходы.

Как выход - можно до начала транспортировки к месту назначения груз передать на ответственное хранение. Такая процедура требует ответственного подхода, иначе получатель услуг лишится всех своих предметов, которые планировал перевести.

Договор ответственного хранения

Основной документ, после подписания которого перевозится груз к месту назначения договор ответственного хранения. Для его оформления заказчику потребуется:

предоставить исполнителю детальные сведения о грузе, условиях его хранения, необходимости проведения специальной обработки и других ответственных особенностях;
утвердить перечень необходимых операций – полный список процедур, подлежащих к совершению в отношении предметов;
согласовать прайс-лист, подготовленный сотрудником склада на основании предоставленных сведений о товаре и перечне операций.

Иногда список дополняют другие документы.

Детальное описание процедуры оформления договора

Договор и перечень операций – ключевые документы при оформлении груза на ответственное хранение, обеспечивающие логистической компании право помещения груза на склад.

В процессе оказания услуг дополнительно оформляются следующие документы:

накладная на прием товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ);
накладная на выдачу груза;
платежное поручение или квитанция, подтверждающая оплату услуги ответственного хранения и вспомогательных процедур;
акт на бракованные изделия, выявленные среди ТМЦ;
акт результатов инвентаризации;
акт утилизацию отходов.

Это не полный, но основной список, при необходимости оформляются другие акты.

Документация для передачи груза

До начала передачи ТМЦ владелец груза должен передать исполнителю заявку на осуществление поставки. В нее обязательно включаются следующие сведения:

номер договора на ответственное хранение с указанием его даты;
количество и название предметов;
марки и государственный номер автомобиля, осуществляющего поставку груза;
способ размещения продукции: на палетах или ручная укладка.

После поступления заявки к сотруднику исполнителя, склад может начать принимать транспортное средство заказчика.

Для передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение, представитель заказчика должен при себе иметь следующие документы:

товарно-транспортную накладную (оригинал);
соответствующим образом оформленная заказчиком доверенность;
документ, подтверждающий личность.

После завершения разгрузки товаров и выверки данных с товарно-транспортной накладной, в документе исполнитель ставит отметку о количестве принятых на хранение единиц груза. Кроме этого, оформляется акт о приемке ТМЦ. Если число разгруженных изделий не соответствует данным накладной, необходимо составить акт о расхождениях по качеству и количеству отклонений.

Документация для получения товара со склада

Для получения ТМЦ заказчику нужно оформить заявку на отгрузку в специально предусмотренной для этих целей форме. В ней обязательно должны содержаться:

номер и дата договора на хранение;
название и количество единиц изделий,
марка автомобиля и его государственный номер;
дата и время отгрузки.

Для получения товарно-материальных ценностей, клиент или представитель покупателя обязан предоставить:

расходную накладную на товар с печатью заказчика;
соответствующим образом оформленная получателем груза доверенность на представителя;
документ, подтверждающий его личность.

Выдача груза производится на основе правильно оформленного акта выдачи товарно-материальных ценностей.

Основание для оплаты услуг

Услуги исполнителя по ответственному хранению груза производится, как правило, в 2 стадии:

Предварительный платеж (аванс) на основании выставленного складским оператором счета, оформленного на основании перечня операций и действующего прайс-листа.
Оплата за фактические услуги.

Оплата производится по акту выполненных работ, подписанного заказчиком и оформленного на его основании счет-фактуры.

Акт выполненных работ включает в себя информацию о товарах и список всех процедур, которые выполнялись с ним, с обязательным указанием стоимости груза, его объема. Акт допускается объединять со счет-фактурой в универсальном передаточном документе.

Вспомогательные документы

В случае необходимости оформляется вспомогательная документация для принятия груза на склад исполнителя:

дополнительное соглашение, как приложение к основному договору ответственного хранения, когда возникает необходимость внесения в него значительных изменений и дополнений;
уведомление об обнаруженном браке, с дальнейшей передачей владельцу груза с использованием современных средств связи – факс, электронная почта и другие;
акт об обнаруженном браке;
заявка на инвентаризацию;
результат проведенной инвентаризации;
другие необходимые документы.

Ответственное хранение требует ответственного подхода к процедуре оформления документов. Если соблюдать все требования, это позволит исключить проблемы с сохранностью ТМЦ.